ものづくりに愛を。Love for Manufacture

CCメールの活用

みんな大好きCCメール。笑

CCはカーボンコピーの略ですね。

カーボン紙を下に引いて原本の上から原本に手書きしたら、下の紙に転写されて、写しが一枚できるあれですね。

ステンレスジョイントのような町工場で、自社よりも大きな会社さんとやりとりしているところ、多いと思います。

もしかしたら、ほとんどがそうかもしれません。

うちも、いろんな会社さんと日々やりとりしていますが、町工場でもメールのやりとりが多くなってきたというか、うちでは主流になっています。(書きました。「メールの心得」)

CCメールにもメリットたくさんあるんですが、隠れたメリットの一つが、CCに入っている方にも自分の仕事ぶりを見てもらえる、ということですね。

1通1通の威力は弱い激弱パンチなんですけど、かなりの数繰り出せるんです。

基本的にCCメールの意義としては、情報共有のため、というのがメインと思います。

なんとなく進捗とかを確認できる、という。

CCのメールなんていちいち見てられへん、忙しいのに。という人も多いと思います。

ものは考えようで、メールって本来宛先の担当の方にお送りするために書いてるものであって、CCメールであっても、そのついでに100通に1通でも見てもらえるなら、一石二鳥というか、なくて元々というか、棚からぼた餅的な良い機会になると思うんです。

やからと言って勝手に関係ない人CCに入れたらダメですけどね。

僕はお客さん側の誰をCCに入れるかは、基本的にお客さんが決めるものと思っています。

大原則は、まるごと共有する方が円滑なんですけど、話の流れ的によっては共有しないことが、お客さんの顔を立てることになる場合もあります。

ちなみにステンレスジョイント側は、そもそも製作に関する話は基本的に共通メールアドレスなので、CCという感覚がそもそも無いです。

秘密の話だけステンレスジョイントドメインの個人アカウントの方に送ってもらってます。笑

最初からCCに入れた方がいいのが明らかな場合は、もちろん最初からCCに入れます。

うちでは案件ごとにメールも整理しているので、すぐに見られるようになっています。

一つの製品の納入が終わったので、振り返ってみました。44件のメールの送受信があって、そのうち添付ファイル有りは11件です。

ちなみに、電話した回数は6回なので、メールの方が圧倒的に多いです。

ちなみに、今までお会いした回数は1回です。

担当の方は設計の方ですが、調達の方や、おそらく上司もしくは同僚の方と思われる方にも計2名CCが入っています。

基本的に引用つき返信で返信していくので、最後の方のメールを1回見てもらえれば、だいたいどのような流れで仕事が進んだのか見てもらえます。

CCでメールが飛んだ延べ回数を担当者の方除き2名×44回=88通とすると、1.1%の確率で見てくださっていれば、メールを1回は見てもらえたことになります。

すべて定期報告ではなく、具体的な打ち合わせのメールなので、実際は、もう少し確率高い気がします。

勘ですけど。

週1回とかで何十人に定期的に送られる定期報告メールなんかは、グッと見られる確率下がると思います。というか見てない人がほとんどでしょうね。

そもそも必要のない人にCC入れる、ということが起きていれば、それはそれで見直すべきですね。

この辺りは生産性を下げる原因になると思います。誰かが見てると思ってた、という問題も引き起こしそうですし。(書きました。「超町工場と効率化」)

人が道具に使われたらだめです。笑

道具は感謝と尊重をもって活用すべきです。

道具に還元ができれば尚良し、ですね。

自分も、それのおかげでええ目をしたのであれば、後世にその文化を伝える義務があるはずです。(書きました。「いただきます」)

以前は「メール転送しときます」と言われることもありました。

それやったら、その返信メールのCCに、転送先の方を入れてくれたらメール1通減るのに…、と思ったこともありました。笑

どうせ送るのであれば、CCメールも、うまく活用していきたいですね。

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