いまさら、ですよね。
Eメールのことですが、ほとんどの人が単にメールと言いますね。
町工場のメールの浸透率が100％になるには、まだまだ時間がかかりそうです。
過渡期にある町工場に参考にしてもらえたら、ついでの備忘録です。
最近、ステンレスジョイントでもすっかりメールの使用が多くなりました。
ファックスとの割合でいきますと、体感的にはメール：ファックスで、8：2か9：1という感じでしょうか。
日によっては10：0の日もあるかもしれません。
お客さんからはメールで頂いて、協力工場さんからはファックスで頂く、というのも多いですね。
ちなみに会社では2009年からファックスもPDFでサーバーに入って、ディスプレイで見てますので、紙でブイーンと出てくることは、もうありません。
メールというものは文字データです。
文字を使う点ではファックスも同じです。
ただし、ファックスはメールと違って文字を手書きで送る場合があります。
人間性出ますよね。
メールは文字なので、とかく無機質というか無感情になりがちです。
感情が良くも悪くも消えやすい。
変に怒っているように見えたり、誤解を招くような表現にも気をつけないといけなくなります。
伝えたいことを明確に書く、というのがもちろん一番大事なのですが、それに丁寧な対応をしている、という印象づけができれば、もっといいと思います。
メールに関しては、手紙なんかに比べて歴史も浅く、まだ文化が定着していない部分もあります。
僕も高校生の時にヤフーオークションで取引をした方と連絡をするためにパソコンでメールを使い始めたのが2000年頃なので、20年ほど経ちますが、今でも、より良い書き方を日々模索しています。
業界の慣例や、社内ルールや、上司の指導、書き手の好みなど、いろいろ状況はあると思います。
大事なことは、相手のことを考えてメールする、ということでしょうか。
ちょっとした表現が丁寧な表現になります。
例えばですが、
ありがとうございます。
承知致しました。
(どのように、か書いて)進めてまいります。
のように、
お礼で1行。
理解した旨で1行。
どうするかの報告で1行。
と書くと丁寧な印象になると思います。
冗長になっても、うっとしい(鬱陶しい)ですし、難しいですね。
丁寧さと、うっとしさは表裏一体です。
最近ちょっと自分のメールが長すぎひんか(長すぎないか)、気にしています。
言葉遣いにも気をつけないとだめですね、僕は馬鹿丁寧くらいでちょうどいいと思ってます。
過去にあまり気にせずメールを送った後に、「怒ってんのかなと思って」とお客さんから電話かかってきたこともあります。笑
反省ですね。
「この人丁寧すぎて気持ち悪いな」の方が「この人失礼やな」よりも、仕事としては低リスクです。
メールの場合、簡単にいくらでも転送できるため、「いつ」「誰が」そのメールを目にすることになるか、わからないからです。
何度も顔を合わせてて、お互い勝手知ったる人だけが見るとは限りません。
機嫌の良い時に見てもらえるとも限りません。
5年後、10年後の次期案件の時に、そのメールが、さながら宝探しのごとく発掘されるかもしれません。笑
そんなつもりではなかった、というのは、あくまで「書き手の都合」です。
「読み手の解釈」が結果として「真実」と受け取られます。
しかも、その結果に対し、こちらがそのフォローに回れるとは限りません。
100通の良いメールよりも1通の悪いメールの方が心に残ります。
感情や主観的な表現と、事実や客観的な表現は、きっちりわけて使用するのがいいと思います。
むしろ感情的な表現の多用は避けるべきですね。
メールは後にも残りますし。
自分がそういう教育を受けたからですが、相手の役職がわかっている場合は必ず書くようにしています。
面倒でも名刺のデータから、最新の肩書を確認します。
さすがに実際の最新の肩書と手元の名刺が同期しているわけではないので、たまたま肩書が変わっていた場合は、ご愛敬やと思います。
電話してまで聞くのも変ですし。
当然ですが名前の漢字は確認してから書かないとだめですね。
わからない場合は、ひらがなで書いちゃいます。笑
ほとんどないですけどね。
直接お会いしたり、電話でお話をしない以上、ちょっと異常なくらい気をつけるのが、自分ではちょうどいいと思っています。
町工場経営にもメールが活用される時代ですね。
人数が少ない組織ほど、うまく活用していきましょう。
