法務局行くのめんどくさいですよね。
というか、行く時間無いです。笑
比喩表現ではなく、ホンマに物理的に存在しないです。笑
小企業の経営者は兼務がえげつないほど多いと思うので、同じような状況じゃないでしょうか。
なのでネットでできることはネットで。笑
電子申請のハードルが高ければ郵送で。笑
今は印鑑証明書とか登記事項証明書は電子申請してるんですが、長らく郵送請求にお世話になりました。
電子申請より導入のハードルが低く、郵送の日数は必要ですが、法務局に行く必要はなくなりますので、小企業の社長さん、総務担当さんのために、参考に書いておきます。
例によって前置きが長いので、大事なところだけ読みたいという方は下のリンクで飛んでください。笑
今回余談めっちゃ多いです。
総務業務全てやってるので、実は総務ネタめちゃくちゃあるんですよ。笑
じゃあ大事じゃないところを続けます。笑
念のため先に事前知識として2点まとめておきます。
まずは印鑑証明について。
普段、印鑑証明という言い方をよくしますが、あくまでこれは印鑑に関する証明書類の総称です。
正確には個人の印鑑証明を印鑑登録証明書、法人の印鑑証明を印鑑証明書と言いますね。
特に融資の申し込みの場合は個人のものが要るのか、法人のものが要るのか、違う書類なので明確に識別が必要です。
ただし実務的には、法人という意味で「印鑑証明書」と言ったところで、実際は識別して認識されないので、実務上は、個人か法人か、という言い方で確認をする感じですよね。
というか書類の正式名称というものは、総務業務全般でめちゃくちゃ大事なので、みなさん普段から気にされていると思いますが、新米総務担当の方は、しっかり識別しましょう。笑
電子データの保存名もそうですが、その時でまちまちの名前をつけたり、適当に略称を使ってしまうと検索の時に難儀するので、統一するようにしましょう。
仕事のムラはよろしくないです。
僕は総務書類に関しては基本的に正式名称を全て書くようにしています。
どうせコピペですし近くのフォルダに保存するので、検索性が重要で、名前の長さはあまり重要ではないです。
フォルダ名を正式名称にしてファイル名は気にしない、というパターンもあります。
電子データの取扱いについて書いた記事があるので、参考に貼っておきます。
次に登記事項証明書。
いわゆる登記簿謄本のことで、法人であれば略して謄本という言い方をよくしますね。
今は登記事項証明書という言い方も増えてきましたが、かなりの頻度で謄本も使います。
というか実務上は圧倒的に謄本じゃないでしょうか。
原則は履歴事項全部証明書ということで、皆さん認識されていると思います。
履歴事項一部証明書を登記簿抄本と言ったりもしますが、実務ではあまり使われないですね。
個人で使う戸籍も戸籍抄本や戸籍謄本というのがありますが、印鑑証明と一緒で、代表者や総務担当者は個人と法人の書類の違いについて、特によく理解しておく必要があります。
ついでに実印についても触れておきます。
印鑑登録という形で総務省に届出された印鑑は全て実印ですね。
100円であろうが、三文判であろうが。
ただし安価なものや量産品は登録する価値というか意味がないですよね。
印影が人のものと異ならないと、そもそも本人が押したという証明にならないわけなので。
絶対に避けないといけないことの1つです。笑
だから、実際は一点もので彫ってもらった印鑑を登録することがほとんどやと思います。
逆に一点ものだろうが、象牙だろうが、二重印だろうが、印鑑登録していなければ、それは実印ではないです。
外側に社名、内側に役職名を入れた丸印の二重印を登録している会社が圧倒的に多いんではないでしょうか。
似たようなものに角印がありますが、法的には何の意味も無いですね。
ですが、請求書にはデータでの印刷含めほぼ100％使われていると思います。
このあたりが商慣行というやつで、無駄ですがみんな辞められない、なんとなくやってる、というのが滲み出ていて面白いです。笑
めっちゃどうでもいいですが、僕の実印は、とある京印章の1級技能士の方に彫っていただきました。
もう引退されたんですが、1899年生まれの僕のおじいちゃん、僕の親父、僕、僕の娘、と4代に亘って実印を彫っていただいたんです。
娘のをお願いした時に「4代にわたって判子を掘らせてもらったことは判子屋冥利に尽きる。高槻で1件、西宮のおたくで2軒目。4代目からは半額です」と言わはったんですよね。
めちゃくちゃユニークな方で僕大好きなんですが、流石に、いやそれホンマかいな思いましたよね。笑
ちなみに半額やったのはホンマでした。笑
さらについでですが、製造業の事業をしていて圧倒的に必要になるのは商業・法人登記事項証明書やと思いますが、不動産登記事項証明書であれば、もっと取りやすいです。
登録カードのようなものや身分証明書も不要です。
あまり取ることはないと思いますが。
はい、じゃあ本題に入ります。笑
実際の郵送請求方法です。
まずは必要なもの。
交付申請書(ネット環境、パソコン、プリンター、コピー用紙)、印鑑カード、収入印紙、返信用封筒、返信用の切手です。
まずは交付申請書が必要です。
「印鑑証明書 交付申請書」とググったら、法務局のPDFが一発目に出てきます。
一応法務局のURLを貼っておきますが、URLは変わる可能性がありますのでググってください。(ググります。「印鑑証明書 交付申請書」)
印鑑証明書交付申請書
僕が使っていた頃は印鑑証明書と登記事項証明書の申請書は共通の書類やったんですが、今は別々の用紙みたいですね。
登記事項証明書の方も貼っておきます。
こっちは「登記事項証明書 交付申請書」でググっても一発では出にくかったです。(ググります。「登記事項証明書 交付申請書」)
というか一発目に不動産用のが出ました。笑
左上にでっかく「不動産用」って書いてあるからわかりますけど、そっちちゃいますからね。笑
登記事項証明書交付申請書
思いっきり登記簿謄抄本って書いてあるがな。笑
これをPDFで編集して入力するか、印刷して手書きで必要事項を書き込みます。
もちろんおすすめはPDFで編集ですね。
社名とか住所とか代表者名とか基本的に変わらないところは編集したデータを置いとけばいいですから。
データは使いまわしが基本です。
で、必要な金額分の印紙を貼ります。
金額のURLも貼っときます。
登記手数料について
これもURL変わるかもなんで以下略。(ググります。「登記手数料」)
郵送よりオンライン申請の方が安いですね。
そらそうです。
こういうのいいと思います。
コストが同じなわけないですからね。
どうでもいいですが、収入印紙や切手を貼る時に一番綺麗に貼れる方法はピンセットでつまんで香水のアトマイザーのような小さいスプレーで水をシュッと吹く方法です。
めんどくさい時は水道の蛇口の水滴をピッと付けてパッパッと振って貼っちゃいますけどね。笑
で、印鑑カードと一緒に法務局に郵送します。
印鑑カードは、めちゃくちゃ大事なものなので、少なくとも簡易書留以上の方法で送りましょう。
簡易書留というのは総務従事者のお約束の郵送方法ですよね。
普通郵便は、紛失しちゃうかもよ、送っちゃうけど知らないよ、くらいで使っていると思いますが、簡易書留はまず紛失されることは無いと考えてOKの郵送方法です。
嘘かホンマか、紛失が発覚すると新聞記事になるレベルと聞いたことがあります。笑
書類だけでなく、印鑑カードを返してもらわないといけないので、当然返信用封筒にも簡易書留以上の切手を貼っておきましょう。
重さも予測して切手も足りるように、ですね。
「親展」と書いておくのもお忘れなく。
あまり知らない人もいるかもしれませんが、レターパックプラスであれば簡易書留と同じような機密事項が保持できる郵送方法として使えます。
レターパックライトと明確に違うので、使い分けるといいと思います。
なのでレターパックプラスを返信用として同封してもいいです。
僕けっこうやります。笑
レターパックプラスを使うようになってからは、簡易書留を使わなくなったので、もう何年も自分からは出してないです。笑
というか郵便局にいって郵便物を出す行為が理解できないですし、そんな時間無いです。笑
ちなみに現金書留、大っ嫌いです。笑
小銭入れたら重さが変わって、料金が変わるというのがまた…。笑
二重封筒に糊付けで印鑑、というのも嫌いですし、中身を自己申告して、中身の金額を証明する術が無いという点も大っ嫌いです。
その金額入ってなかったよ、と言われたらそれまでじゃないですか。笑
余談多いですが、簡易書留と同じように使えるということは、マイナンバーもレターパックプラスなら送れます。
ていうか、マイナンバーを書類に書くようになって、それまで普通郵便でいけてたものが全部簡易書留以上になりましたよね。
どんだけ切手代払わせたいねん、っていう。笑
今でこそマイナンバー絡みはほとんど電子申請になりましたが、めちゃくちゃ切手代使ったと思います。笑
こういうのは番号を使うことで、行政や国民の業務効率や利便性が上がって、費用が削減されて、余った時間やお金で別の経済活動ができるからGDPや税収の向上に繋がる、というのが正しい姿やと思うんですがね。
なんで浮いた費用を還元や循環させず消費として別のところに使っちゃうのか。笑
還元どころか実費負担増えとるがな。笑
これ一回どっかに書いときたかったので、めっちゃスッキリしましたわ。笑
何はともあれ、中小企業のみなさん、できることからガシガシ効率化していきましょう。
