自分の家業のステンレスジョイントでは、情報共有をテーマの一つとしています。
僕が入社してから、一番変わったのはこの点かもしれません。
様々な情報を共有することで、仕事の効率は上がりますし、逆にストレスは減ります。
人間誰しも、自分の現在地がわからないまま目的地に向かうのは不安です。
情報共有は電子化ありき、ではないです。
朝礼でも情報共有できます。
あくまで情報共有をするための一つの方法が電子化、であって、逆ではないです。
会社でも、現場に紙媒体も存分に使用して、情報共有しています。
ただし、結論としては、ほとんどのデータを電子化した方がいいと思います。
自分で言うのも変ですが、ステンレスジョイントでは、ものすごいスピードで、たくさんの色々な情報をやりとりしています。
向かいに座っている人間がお互いの席を行き来することなく、「今ファイル貼ったよ」「コピペして発注しといて」「3日前の議事録から判断しました」というようなことが、当たり前のように出来ています。
パソコンを使うメンバーは、ショートカットキーも多用して、事務職も含めて全員マルチディスプレイです。
大きな会社、通信系の会社、ベンチャー企業やと、これは当たり前かもしれません。
でも、小さな企業がこういうことをするのには少し工夫が要ります。
しかも、うちは、ものづくりの会社です。
図面を読んで、旋盤を回して、フライスで削って、欠陥の無い溶接をしてナンボの会社です。
やから言えます。
僕らが出来たので、小さな会社でも必ず出来ます。
かけたコストは、ほとんどゼロです。
今は、契約書や役所関連を除く、実務で日常的に使用する、ほぼ全ての資料を電子データで管理しています。
原本が電子データというのがほとんどです。
印刷して紙になったものは、管理されていないものとして、コピー扱いです。
資料を電子データ管理するメリットは莫大です。
まず一番大きいのが、質量がない、ということ。
これは何を意味するかと言うと、サーバーの中に全部の資料が収まってしまう、ということです。
掘り下げると大きな意味があります。
単純に紙で管理すると、かさばるので棚や倉庫が必要になる、という意味もありますが、もっと大きい意味は、探す手間です。
棚や倉庫でも広いスペースがあり、きちんと整理していれば、資料としては活用できると思いますが、倉庫まで移動する、棚の中から探す、ファイルを見つけてから、ファイルの中を開いて探す、という時間が厖大(ぼうだい)な時間になります。
パソコンの中に入っていれば、まずパソコンの前から移動がないです。
それと、これも大きい価値なのですが、パソコンの検索機能を使って検索できる、ということです。
資料を探す手間に加えて、時間が劇的に短縮されます。
数分の一から百分の一になることもあります。
10分かかってた資料探しを5秒で見つければ百分の一以下です。
これは極端な例でも何でもなく、実際にうちの会社で起こっていることです。
一番驚いているのは僕と専務かもしれません。
電子データの整理にもルールは必要です。
2009年からやっているので、弊社にもたくさんの活用法があります。
その中で、最初に僕が考えて決めた鉄の掟があります。
・識別
・検索性
・拡張性
の3点です。
識別というのは、ようは名前です。
人間も名前を知らなければ、ほら、あの人やんか、いつも月曜日に来はる、ちょっとシュッとした、となる。
それじゃ、わからへん。笑
あの人や、と早合点してしまうと、次の間違いのもと。
田中さん、田中徹さん、尼崎市の田中徹さん、尼崎市で旋盤工の田中徹さん、というように、どんどん絞れていって、識別ができるようになっていっていると思います。
電子データにも適切な名前をつけてあげないと、見失います。
ステンレスジョイントでは、その名前をつけるのにもルールがあります。
みんなが好き勝手につけたら、見た目も並び順もバラバラになってしまいます。
全員が確実に辿り着けるようにします。
次に、検索性というのは、探しやすさです。
電子データの専売特許である、資料を見つけるための時間を短縮できる、という特長を最大限に活用するためには、探しやすさを最大化する必要があります。
あらゆるデータは作るためではなく、使うためにある。
まして探すためにあるなんて論外。
どうすれば、短い時間で目的のファイルに辿り着けるかを追究して、ルールがいろいろ決まっています。
数秒でほぼ全てのデータにアクセスできるようにしています。
最後に、拡張性です。
未来性と言い換えても良いかもしれません。
今はそれでよくても、後になって困らんようにせんとあかんよ、ということです。
例えば資料の名前をつけるのに、A、B、C…と付けていったとします。
Kくらいまで行ったときに、AとBの間に入れたいものが出てきたら、困りませんか。
やから、最初から、A-1、B-1、C-1…という風に名前をつけておくんです。
これやと、A-1とB-1の間に入れたいものが出てきたときに、A-2という名前をつけることができます。
これが拡張性です。
未来のことを考えて名前を付けられていると思います。
これはルーズリーフと同じです。
ノートやとページ同士の整理ができないんですね。
ルーズリーフやと、バインダーを外せば移動できる。
ただし、表と裏で関係のないことを書かないようにせんとダメです。
バインダーを外したとて、裏表はくっついてますから。笑
電子データ管理に限らず、仕事において上記の3点は大事です。
実は家庭でもこの概念は流用できます。笑
電子化するメリットは上記の通りです。
家庭用パソコンでも十分なので、これを複数の端末から見られるようにすれば、ファイル共有システムの形は整います。
僕も最初は、誰に相談したらいいかすらわからなかったので、わからないままに家庭用パソコンをサーバー代わりにしていました。
今ではNASというネットワーク用のストレージもありますし、小規模企業用のサーバーであれば、そこまで高額でもないです。
使用する人数や、接続する端末数によって、変えていけばいいと思います。
まずは家庭用パソコンでやってみて、自社に見合った運用方法や予算を決めていけばいいと思います。
紙から電子データに移行する際には、このデータが飛んだらヤバいなと思ったタイミングで、バックアップの実施とネットワークセキュリティを入れていけばいいと思います。
うまく進むほど、その時は早く到来します。
ネットワークセキュリティに関しては、プロの意見を聞く方が無難です。
詳しい知り合いか、信用できる出入りの通信系協力会社さんに相談してみてください。
電子データ共有のメリットが出れば出るほど、社内の認識も変わっていきますので、予算も割けると思います。
