僕は、仕事の効率化について、かなり思い入れがあり、会社でも最重要事項の1つにしています。
身の回りを見渡すと、非効率なこと、多すぎますよね。
必要なところに時間を使わず、無意味なことに時間を割いている。
そして時間の投資が下手。
役所とやりとりすると、特に思いますね。
細かくは書きませんけど、正直思うところは、かなりあります。
それが本来の目的なら、いいんです。
木陰でコーヒー飲みながら本読むとか、すごく贅沢で至福のひととき、やと僕は思いますが、無駄だと言う人もいるでしょう。
そうではなくて、効率が要求されないといけないところで、非効率なことが看過されているのは、よくないんじゃないか、ということなんです。
これって、おそらく日本の1人あたりGDPが低い理由の一つにも、なってると思います。
これが普通やと諦めたら改善しないです。
自分が無駄な時間を過ごすのは、その人の自由ですよ。
でも相手に無駄なことをさせたら、それは相手の時間を奪ってる。
時間というのは命ですよ。
命を奪ってるってことですよ。
自分も、まだまだ全然できてないですが、もっともっと意識されるべきやと思います。
お客さんも協力工場も一緒になって意識して、強いサプライチェーンを作っていきたいです。
うちと一緒にやっていきたい、と思ってもらえるよう、少しずつですが上を目指しているつもりです。
思えば自分がステンレスジョイントに入社した時に、業務が多すぎて、一秒でも業務を短縮したい、無駄な時間をなくしたい、不必要な行動をなくしたい、もっと生産性を上げないと生き残っていけない、とすごく強く思ったのがきっかけやと思います。
僕は、2009年4月にステンレスジョイントへ入社したんですが、入社当時は、すべての書類が手書きで、ひとつの書類を探すのに何十分もかかるのが当たり前の状況でした。
しかも当時の社長が書類探しに奔走してました。
当然社内LANなどというものはなく、2、3台あったパソコンはすべて独立していて、データの移動はUSBメモリを抜き差ししていました。
スキャナーも複合機もなく、ファックスを兼ねた埃だらけのコピー機が1台、事務所の隣の部屋に置いてありました。
プリンターはUSBケーブルで繋ぐ家庭用のインクジェットプリンターでした。
来客用の机には関係ない書類が山積み。お客さん用の椅子にも書類が置いてあり、来客の都度、別の場所に積み直してました。
事務所入ってすぐの、元々狭い通路に棚が置いてあり、カニ歩きして自分の席まで通るような状態でした。
一番の問題は、それがステンレスジョイントにとっては普通なんや、という文化でした。
このままではいけない、毎日少しずつでも新しい工場に変わっていかないといけないと強く意識しました。
「絶対に」業務効率化に強い会社にすると決めました。
いつか自社の取り組みを他の会社さんに紹介できるくらいに。
自由に使えるお金も少なく、時間もなく、専門知識もなかったですが、意欲だけはありました。
そこから業務効率化に対して、いろんな動きがスタートしました。
通常の業務もあり、時間の余裕は無いため、頭と体を切り替えながら進めました。
まずは来客用の打ち合わせ机の片付けから始めて、お客さんが座れるようにして、通路の棚を事務所から放り出しました。
入社から1ヶ月後には見積書を電子化して、印刷の不要なものは印刷せずに済むよう、受信したFAXをパソコンの画面で見られるように、ネットワークプリンターを兼ねた複合機を入れました。
パソコン同士で電子データがやりとりできるよう、普通のデスクトップパソコンをサーバー代わりにして、社内ネットワークを作りました。
その後少しずつですが、番号管理のガイドラインを作り、電子書類の取り扱いルールを作り、基本のやりとりをFAXからEメールに切り替え、スキャナー付きの複合機とA1用紙が印刷できるプロッターを導入して、独自ドメインを取ってウェブサイトを作り、メールも独自ドメインに切り替え、メールはクラウドで運用できるようにしました。
相談する相手がいなくて、ほとんど1人でやったと思います。
その後、現場作業にかかりきりやった兄の専務も少し余裕ができて、一緒になって運用を考えられるようになり、若い社員もアイデアを出してくれるようになりました。
今では、電話が鳴れば1コール鳴り終わる前に誰かが取りますし、見積番号を言って頂けたら5秒くらいで手元にお持ちのものと同じ見積書を見つけられます。
資料もほとんど電子化されていますので、そのまま電話で打ち合わせが進められます。
おかげさまでウェブサイトを通じて、新しいお客さんも門を叩いてくださるようにもなりました。
ご縁のおかげで、一度もお会いしたことのないお客さんと継続してお仕事をさせて頂くことも増えてきました。
記録を残しているので、前回の製作から時間が経っていても記録を参照できます。
1年に1回のお取引でも大歓迎です。
マッチングができていないだけで、まだまだ自分たちがお手伝いできる仕事は世の中にたくさんあると思いますし、もっともっと、どこに頼めばいいかわからず困っている方の力になりたいです。
僕らが幸せやったのは、道具から入らずに仕組みから入ったことです。
今でこそ、ほとんどの資料が電子データになりましたが、整理する方法や仕組みは、当初は紙基準で運用しました。おかげで、高価なシステムや複雑なツールに頼っているつもりはありません。
世間が電子データのない世の中に戻るなら、紙に戻すまでです。
あくまで効率化のために電子化があるわけで、電子化のために効率化があるわけではない。
まだまだ出来ていない部分は、たくさんあり、中途半端です。
でも本当に少しずつですが、10年後こうなりたいと、10年前に夢見た姿に変わってきたように思います。
駐車場や会社で寝泊まりすることもなくなりました。笑
10年前は考えられなかったことですが、20歳の女子社員が当たり前のように入社してくれるようになりました。
驚くことに産休取得者も出てきました。
当たり前のことですが、残業代も1分単位で支給できています。
古くからある町工場のいいところ、たくさんあります。
いいところは残して、もっと良くなるところは変える。
町工場を超えた町工場になりたいと本気で思っているのですが、それはそういうことです。
超町工場になりたいんですよ。
町工場経営の大変さを知ってますので、自分とこさえ良かったらええとは思えないです。
もっと付加価値を生み出せるようになって、もっとお客さんの喜ぶことを考えたり、同じ状況に苦しむ中小企業の力になれたらいいなと思います。
